Public concerné : les Amaps qui décident de dématérialiser les adhésions, cette fonctionnalité est utilisée avec succès par plusieurs Amaps.

Objectif : proposer les paiements en ligne pour régler les cotisations à l’Association.

Service : Hello Asso est spécialisé dans la gestion des paiements sur Internet pour les associations et intégrable dans Amapress.

Parcours utilisateur : Voici le shéma du parcours utilisateur d'un nouvel adhérent. Le processus complet est détaillé plus bas.

👉 Les différents parcours utilisateurs

L'Amap doit posséder un compte en banque de préférence avec l'option Banque en ligne.

L’Amap doit être une association déclarée officiellement.

L’adhésion doit être configurée : ►Tableau de bord > Gestion Adhésions > Périodes Adhésion.

L’Amap doit ouvrir un compte chez Hello Asso, c'est gratuit : Inscription.

Voici un tutoriel vidéo HelloAsso pour lancer la campagne d’adhésion de votre Amap : 3 minutes pour collecter vos adhésions sur HelloAsso !

Vous devez renseigner les informations générales, puis les tarifs, le formulaire et personnaliser votre campagne.

Complétez les informations suivantes :

Nom de votre collecte

Quel type d'adhésion récoltez-vous ?

Durée de validité de l'adhésion

• Année civile : À choisir pour créer une ►Période d’adhésion correspondant à l’année civile en cours
• Année scolaire : À choisir pour créer une ►Période d’adhésion correspondant à l’année scolaire en cours.
• Année glissante : Ne pas utiliser. Non intégré dans Amapress.
• Illimitée : Ne pas utiliser. Non pertinent pour une Amap.
• Personnalisé : À choisir pour créer une ►Période d’adhésion pour l’année suivante.

Renseignez le montant total de cotisation que vous souhaitez collecter.

• Gérer mes tarifs : Indiquez le montant global de l'adhésion dans le champ Adhésion de base

Exemple : Adhésion à l'Amap (8,00€) + Adhésion au réseau(5,00€) = Adhésion de base (13,00€)

• Gérer mes options : Configurez des options pour les dons à l'Amap, au panier solidaire, à Amapress 😉…

Il propose deux champs obligatoires par défaut Nom et Prénom.

• Vous devrez ajouter le champ prédéfini Email choisir le statut Obligatoire dans le menu déroulant.
• Vous pouvez ensuite ajouter les Champs prédéfinis : Numéro de téléphone, Adresse, Code postal, Ville et préciser à chaque fois le statut Obligatoire ou Facultatif.

Si vous modifiez le nommage de ces champs prédéfinis, vous devrez aussi les renommer dans Amapress pour assurer une concordance parfaite

• Ajouter des images et les couleurs de votre thème par exemple

A chaque Campagne d'adhésion HelloAsso doit correspondre une Période d’adhésion Amapress.

Les champs personnalisés ainsi que les champs prédéfinis Photo d'identité et Date de naissance ne sont pas gérés par Amapress. Leur utilisation est réservée à l’espace d'administration HelloAsso.

Une fois votre campagne d'adhésion entièrement personnalisée. Retrouvez le lien web vers votre nouveau formulaire via l'icône ►Diffusion et conservez-le pour configurer la Période d'adhésions Amapress.

Consultez la documentation pour ajouter une nouvelle Période d'adhésion ou Editer une Période d'adhésion existante :Période d'adhésion

Renseignez l’url du formulaire ►Formulaire d'adhésion HelloAsso

L'Url de du formulaire d'adhésion se trouve dans l'interface d'administration ►HelloAsso > NomdeMaCampagne > Administrer > Diffusion De la forme : https://www.helloasso.com/associations/nom-amap/adhesions/nom-formulaire

► Tableau de bord>Gestion Adhésions>Configuration, onglet Intégration HelloAsso

• Confirmation automatique : Cocher cette case si vous souhaitez que soient confirmées automatiquement dans Amapress les adhésions effectuées sur HelloAsso. Recommandé si vous pensez que les renseignements fournis dans le formulaire HelloAsso sont suffisants et ainsi vous épargner une étape.
• Notifications d'adhésion : Cocher cette case si vous souhaitez que le site de l'Amap envoie un email de confirmation à chaque amapien pour son adhésion. Recommandé, cela permet d'enrichir les informations relatives à l'adhésion à l'Amap et notamment les instructions pour s'inscrire aux contrats producteur.
• Notifications trésorier : Cocher cette case si vous souhaitez que le site de l'Amap envoie un email au trésorier pour chaque nouvelle adhésion. Recommandé pour permettre au Trésorier d'assurer un suivi efficace.
• Autres destinataires : Indiquez les emails des destinataires supplémentaires de référents autre que le Trésorier et l'Administrateur afin qu'ils reçoivent une notification pour chaque nouvelle adhésion. Séparer les emails des par des virgules.

Si vous avez modifié les nommages des champs pédéfinis HelloAsso, indiquez les nouveaux nommages choisis

• Champ Email : indiquez le nom choisi
• Champ Numéro de téléphone : indiquez le nom choisi
• Champ Adresse : indiquez le nom choisi
• Champ Code Postal : indiquez le nom choisi
• Champ Ville : indiquez le nom choisi

Personnalisez le mail de notification d'adhésion à l'Amap : Objet et Contenu

Les syntaxes [avec_bulletin]xxx[/avec_bulletin] et [sans_bulletin]xxx[/sans_bulletin] sont renseignées pour fonctionner quel que soit votre configuration : avec ou sans Bulletin d'adhésion au format Word

• Personnalisez la ligne [avec_bulletin]xxx[/avec_bulletin] si vous avez configuré un Bulletin d'adhésion au format Word.
• Personnalisez la ligne [sans_bulletin]xxx[/sans_bulletin] si vous n'avez pas configuré un Bulletin d'adhésion au format Word.

Cliquez sur ►Enregistrer

Un amapien qui souhaite adhérer à l’Amap pourra effectuer son adhésion en ligne après avoir fait une recherche Internet, ou avoir reçu des indications de la part de l’Amap.

Il devra cliquer sur l’onglet contenant le formulaire d’adhésion HelloAsso.

L’utilisateur renseignera les informations demandées requises pour l’adhésion. Il effectuera son paiement en ligne.

HelloAsso lui enverra une notification lui confirmant son règlement.

Cette étape effectuée HelloAsso va générer un Callback à destination d’Amapress. Cette procédure est parfois immédiate, dans d’autres cas, elle peut prendre jusqu’à 24h00. Cela va déclencher les événements suivants dans Amapress :

• La création de l’utilisateur ^⭐
• La création dans Amapress d’une adhésion marquée reçue
• Envoi d’une notification au trésorier
• Envoi d’un email de confirmation de l’adhésion au nouvel amapien
• Envoi d’un email de bienvenue Wordpress au nouvel amapien : Cet email devra annoncer l’email de bienvenue à suivre et donner les instructions pour s’inscrire au contrat.
• Envoi d’une notification à l’administrateur de la création d’un nouveau compte utilisateur

^⭐ Lorsque le plugin ►New User Approve est activé, une notification supplémentaire est générée par le site :

• Wordpress envoie un mail d’approbation du nouvel utilisateur à l’administraeur. Cette étape est indépendante d'Amapress et ne peut être évitée.
• Amapress approuve l’utilisateur automatiquement.

Il s'agit de proposer aux adhérents de l'année précédente d'adhérer à nouveau. Deux alternatives s'offrent à vous, vous pouvez les diriger :

• Vers le même onglet que les nouveaux utilisateurs
• Vers la page habituellement nommée “Mes contrats” de leur compte. Il suffit alors de les solliciter par mail, en leur communiquant la méthode pour adhérer. Cela vous permet d'afficher des instructions personnalisées concernant le renouvellement, et invite les amapiens à utiliser les mêmes identifiants (Email, Nom, Prénom) pour Hello Asso et le site de l'Amap.

• Créer une nouvelle campagne d'adhésion sur HelloAsso pour obtenir afin d'obtenir l'url du nouveau formulaire.
• Créer une nouvelle Période d'adhésions : elle doit correspondre aux dates d'inscriptions des contrats producteurs.

👉Mes contrats, Mes infos

Vérifier la présence d'une page contenant le shortcode [mes-contrats]

Le plus souvent il s'agit d'une Page nommée “Mes contrats” sous l'onglet “Mes infos”.

Une fois définie l'url du formualire HelloAsso dans le champ ►Formulaire HelloAsso accessibel via ►Tableau de bord>Gestion Adhésions> Edition, Amapress proposera automatiquement le bouton “Adhérer avec Hello Asso”

Ajouter les instruction pour que l'amapien qui renouvelle utilise l'adresse email de son compte utilisateur du site de l'Amap pour procéder à l'adhésion sur HelloAsso

Il n'est pas possible de préremplir le formulaire HelloAsso avec les informations venant du compte utilisateur dans Amapress.

• L'amapien reçoit les instructions de renouvellement envoyées par les référents de l'Amap.
• Il se connecte à son compte et clique sur un bouton “Adhérer avec Hello Asso” dans la Page habituellement nomée “Mes contrats” et procédera à l'adhésion via HelloAsso.
• L'amapien recevra un mail avec les instructions pour s'inscrire aux contrats.
• Contrairement à HelloAsso, ses informations personnelles son conservées dans son compte. Il devra simplement les vérifier.